Türkiye’de iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin önemli bir kısmı hâlâ Excel üzerinden yürütülüyor. Bu durum yalnızca küçük işletmelerin gerçeği değil; çalışan sayısı yüksek, birden fazla lokasyonu olan, OSGB ile profesyonel hizmet alan firmalarda bile karşımıza çıkıyor. Bunun temel sebebi anlaşılır: Excel hızlıdır, ulaşılabilirdir, herkes tarafından bilinir ve ilk etapta ihtiyaç duyulan “listeleme” ve “takip” ihtiyacını karşılıyor gibi görünür. Bir aksiyon listesi yapılır, tarih atanır, sorumlu yazılır; işletme kendince bir düzen kurduğunu düşünür.

Fakat Türkiye’de sahada tecrübe eden herkes bilir ki İSG’nin en büyük problemi tespit etmek değil, sürdürülebilir biçimde takip etmektir. Risk değerlendirmesini yapmak, uygunsuzluğu görmek, eksikleri yazmak çoğu zaman mümkündür. Asıl zor olan; bu tespitlerin zaman içinde kapanmasını sağlamak, tekrarların önlemek, sorumluluğu netleştirmek, kurumsal hafıza oluşturmak ve “idare eder” kültürünü kontrol mekanizmasına dönüştürmektir. Excel bu noktada çoğu işletmede bir süre sonra yetersiz kalır; çünkü Excel kayıt tutar ama sistem kurmaz.

Bu yazı, Excel’in neden İSG’de çoğu zaman bir “başlangıç aracı” olarak kaldığını, hangi noktada işletmenin kontrol kapasitesini zayıflattığını ve Excel’den dijital İSG sistemine geçişin Türkiye’de neden artık bir zorunluluk haline geldiğini sahadaki gerçeklik ve mevzuat bağlamı ile analiz eder.

Önce önemli bir ayrımı netleştirmek gerekir: Excel kötü bir araç değildir. Hatta birçok işletmede İSG’nin ilk düzeni Excel sayesinde kurulmuştur. Sorun Excel’in varlığı değil; Excel’in İSG’nin “nihai sistemi” zannedilmesidir. Çünkü İSG, statik bir alan değildir. İSG’nin konusu insan davranışıdır, makine ve ekipman güvenliğidir, üretim temposudur, taşeron ilişkileridir, bakım süreçleridir ve kurumun genel disiplinidir. Bu kadar dinamik bir alanı tek bir tabloyla yönetmeye çalışmak, belirli bir ölçeğin üzerinde kontrol kaybına yol açar.

Türkiye’de İSG süreçlerinde en yaygın sorunlardan biri tekrar eden uygunsuzluklardır. Aynı uygunsuzluklar farklı tarihlerde yeniden yazılır, aynı riskler farklı uzmanlar tarafından yeniden tanımlanır, aynı aksiyonlar sürekli ertelenir. Bu tekrarların görünür hale gelmesi, İSG’de olgunlaşmanın en kritik göstergesidir. Çünkü tekrar eden risk, sistemin nerede çalışmadığını gösterir. Excel ise bu tekrarları gerçek anlamda yakalayamaz; çünkü tekrarları ilişkilendiren, trend üreten, kök neden oluşturan ve alarm mekanizması kuran bir yapısı yoktur. Excel’de tekrarları görmek, insanın dikkatine ve disiplinine bağlıdır. Türkiye’nin çalışma temposunda bu disiplin süreklilik göstermez.

İkinci önemli problem sürüm ve güncellik meselesidir. Excel dosyaları çoğu zaman belirli bir kişinin bilgisayarında yaşar. Paylaşılır, mail atılır, WhatsApp’tan gönderilir, klasörde durur. Kısa bir süre sonra “en güncel dosya hangisi?” sorusu başlar. Bu soru İSG’de kontrol kaybının ilk sinyalidir. Çünkü İSG’de güncellik hayati önemdedir. Yanlış aksiyon listesiyle sahaya çıkmak, kapandı sanılan bir uygunsuzluğun gerçekte kapanmamış olması, sorumlulukların yanlış kişide görünmesi gibi problemler sadece yönetim zafiyeti değildir; sahada risk üreten somut bir hatadır.

Üçüncü kritik problem, Excel’in kurumsal hafıza üretememesidir. Türkiye’de İSG’nin büyük kısmı OSGB modeliyle yürüdüğü için zaten hafıza kırılgandır. Uzman değişir, OSGB değişir, işletme yönetimi değişir. Bu değişimlerde sistemin ayakta kalmasını sağlayan şey dokümanların varlığı değil, kurumun kendi hafızasıdır. Excel, bu hafızayı genellikle kişiye bağımlı hale getirir. Bir süre sonra tabloyu güncelleyen kişi ayrılırsa tablo ölür. Ya da tablo devam etse bile anlamı kaybolur. Bu nedenle büyüyen ve olgunlaşmak isteyen işletmeler için Excel, bir süre sonra İSG’nin “tam çalışmayan” bölgesi haline gelir.

Dördüncü problem, takip ve ispat gücüdür. Türkiye’de İSG sadece teknik bir alan değildir; aynı zamanda hukuki bir alandır. İş kazası, meslek hastalığı veya ağır bir denetim süreci yaşandığında işletme yalnızca belge göstermekle kalmaz, süreci de göstermek zorundadır. Risk biliniyor muydu, aksiyon kime verilmişti, son tarih neydi, gecikme var mıydı, tekrar ediyor muydu, yönetim bunu görmüş müydü? Bu soruların yanıtı “evet Excel’de vardı” olduğunda, Excel’in ispat kabiliyeti sınırlı kalır. Çünkü kayıt bütünlüğü, işlem geçmişi, kapatma doğrulaması, zaman damgası, rol bazlı sahiplik gibi unsurlar Excel’de doğal olarak bulunmaz. Bu unsurlar olmadan İSG’nin sürdürülebilir kontrol sistemi kurulduğunu göstermek zorlaşır.

Beşinci problem ise sahadaki sahiplik meselesidir. Türkiye’de birçok işletmede İSG’nin en büyük zafiyeti “herkesin bildiği ama kimsenin sahiplenmediği” aksiyonlardır. Excel’de aksiyon listesi yapmak kolaydır; ancak aksiyonu kapatmak zordur. Çünkü kapanma, yönetim takibi ister. Takip ise görünürlük ister. Görünürlük bir mekanizma ister. Excel bu mekanizmayı bir disiplin olarak dayatmaz, sadece not defteri gibi çalışır. Bu da aksiyonların kapatılmasını işletme kültürünün insafına bırakır. Türkiye’de ise kültür çoğu zaman “önce üretim” dediği için aksiyonların kapanması gecikir. Geciken aksiyonlar, riskin maliyete dönüşmesinin yoludur.

Bu nedenle Excel’den dijital sisteme geçiş, Türkiye’de artık “güzel olur” seviyesinde değil, “şart” seviyesindedir. Özellikle lokasyon sayısı artmışsa, taşeron yoğunluğu varsa, bakım ve periyodik kontroller kritikse, farklı departmanların sorumlulukları iç içe geçmişse Excel sürdürülebilir olmaz. Çünkü Excel, kurum büyüdükçe dağılır.

Excel ile İSG yönetmek, Türkiye’de birçok işletme için doğal bir başlangıç adımıdır. Ancak risk büyüdükçe ve organizasyon karmaşıklaştıkça Excel bir yönetim sistemi olmaktan çıkar; arşiv aracına dönüşür. İSG’nin en kritik ihtiyacı ise arşiv değil, kontroldür. Kontrol; aksiyonların kapanması, tekrarların görünür olması, sorumluluğun netleşmesi, gecikmelerin yönetim tarafından görülmesi ve kurumsal hafızanın işletmenin içinde yaşamasıdır.

EGEROBOT İSG-SİS® bu geçişi sağlamak için tasarlanmış bir yapıdır. Amaç, Excel’i kötülemek değil; Excel’in doğal sınırlarının ötesine geçmektir. Riskleri, uygunsuzlukları, aksiyonları ve denetim süreçlerini ilişkilendiren; sorumluluk ve takip mekanizmasını görünür kılan; tekrar eden riskleri trend olarak ortaya çıkaran ve kurumun İSG hafızasını kişiden bağımsız hale getiren bir sistem kurmak hedeflenir. Böylece İSG, “idare edilen” değil, yönetilen bir disipline dönüşür.