Una parte significativa dei processi di salute e sicurezza sul lavoro in Türkiye viene ancora gestita tramite Excel. Questa situazione non è solo la realtà delle piccole imprese; la incontriamo anche nelle aziende con un alto numero di dipendenti, con più sedi, che ricevono servizi professionali da UCSS (Unità Comune di Salute e Sicurezza). La ragione fondamentale è comprensibile: Excel è veloce, accessibile, conosciuto da tutti e inizialmente sembra soddisfare le esigenze di "elenco" e "tracciamento" di cui si ha bisogno. Si prepara una lista di azioni, si assegna una data, si scrive il responsabile; l'azienda pensa di aver stabilito un certo ordine.

Tuttavia, chiunque abbia esperienza sul campo in Türkiye sa che il problema più grande della SSL non è rilevare, ma tracciare in modo sostenibile. Fare la valutazione dei rischi, vedere la non conformità, scrivere le carenze è spesso possibile. Ciò che è veramente difficile è garantire che questi rilevamenti vengano chiusi nel tempo, prevenire le ripetizioni, chiarire le responsabilità, creare memoria aziendale e trasformare la cultura del "tirare avanti" in un meccanismo di controllo. Excel a questo punto diventa insufficiente per la maggior parte delle aziende dopo un po'; perché Excel registra ma non costruisce un sistema.

Questo articolo analizza perché Excel rimane spesso uno "strumento iniziale" nella SSL, a che punto indebolisce la capacità di controllo dell'azienda e perché la transizione da Excel a un sistema SSL digitale è ora diventata una necessità in Türkiye, nel contesto della realtà sul campo e della normativa.

Prima di tutto bisogna chiarire una distinzione importante: Excel non è uno strumento cattivo. Anzi, in molte aziende il primo ordine della SSL è stato stabilito grazie a Excel. Il problema non è l'esistenza di Excel; è pensare che Excel sia il "sistema finale" della SSL. Perché la SSL non è un campo statico. L'oggetto della SSL è il comportamento umano, la sicurezza di macchinari e attrezzature, il ritmo di produzione, le relazioni con i subappaltatori, i processi di manutenzione e la disciplina generale dell'organizzazione. Cercare di gestire un campo così dinamico con una singola tabella causa perdita di controllo oltre una certa scala.

Uno dei problemi più comuni nei processi SSL in Türkiye sono le non conformità ripetute. Le stesse non conformità vengono scritte di nuovo in date diverse, gli stessi rischi vengono ridefiniti da specialisti diversi, le stesse azioni vengono continuamente rinviate. Rendere visibili queste ripetizioni è l'indicatore più critico della maturità nella SSL. Perché il rischio ripetuto mostra dove il sistema non funziona. Excel però non riesce a catturare realmente queste ripetizioni; perché non ha una struttura che colleghi le ripetizioni, produca trend, crei cause radice e stabilisca meccanismi di allarme. In Excel, vedere le ripetizioni dipende dall'attenzione e dalla disciplina dell'uomo. Nel ritmo di lavoro di Türkiye questa disciplina non mostra continuità.

Il secondo problema importante è la questione della versione e dell'aggiornamento. I file Excel il più delle volte vivono sul computer di una persona specifica. Vengono condivisi, inviati per email, mandati via WhatsApp, stanno in una cartella. Dopo poco inizia la domanda "qual è il file più aggiornato?". Questa domanda è il primo segnale di perdita di controllo nella SSL. Perché nella SSL l'aggiornamento è di vitale importanza. Andare sul campo con la lista di azioni sbagliata, il fatto che una non conformità pensata chiusa non sia realmente chiusa, che le responsabilità appaiano sulla persona sbagliata non sono solo debolezze gestionali; sono errori concreti che producono rischio sul campo.

Il terzo problema critico è l'incapacità di Excel di produrre memoria aziendale. In Türkiye, poiché gran parte della SSL viene gestita con il modello UCSS, la memoria è comunque fragile. Lo specialista cambia, l'UCSS cambia, la direzione aziendale cambia. Ciò che fa rimanere in piedi il sistema durante questi cambiamenti non è l'esistenza dei documenti, è la memoria propria dell'organizzazione. Excel generalmente rende questa memoria dipendente dalla persona. Dopo un po', se la persona che aggiorna la tabella se ne va, la tabella muore. O anche se la tabella continua, il suo significato si perde. Per questo motivo, per le aziende che crescono e vogliono maturare, Excel dopo un po' diventa la zona "non completamente funzionante" della SSL.

Il quarto problema è il potere di follow-up e prova. La SSL in Türkiye non è solo un campo tecnico; è anche un campo legale. Quando si verifica un infortunio sul lavoro, una malattia professionale o un processo di audit severo, l'azienda non si limita a mostrare documenti, deve mostrare anche il processo. Il rischio era noto, a chi era stata assegnata l'azione, qual era la scadenza, c'era ritardo, si ripeteva, il management l'aveva visto? Quando la risposta a queste domande è "sì, era in Excel", la capacità di prova di Excel rimane limitata. Perché elementi come l'integrità del record, lo storico delle operazioni, la verifica di chiusura, il timestamp, la titolarità basata sui ruoli non esistono naturalmente in Excel. Senza questi elementi diventa difficile dimostrare che è stato costruito un sistema di controllo sostenibile della SSL.

Il quinto problema è la questione della titolarità sul campo. In molte aziende in Türkiye la più grande debolezza della SSL sono le azioni "che tutti conoscono ma nessuno prende in carico". Una non conformità viene rilevata, scritta nel rapporto, forse fotografata. Poi non viene chiusa. Un mese dopo viene scritta di nuovo. Questo ciclo continua per anni. In realtà il problema qui non è il rilevamento della non conformità; è che non è chiaro su chi sia l'azione. Ecco il software produce vero valore a questo punto: assegna la responsabilità, dà una scadenza, rende visibile il ritardo, lo porta allo schermo del management. Se questo meccanismo di controllo non c'è, la facilità d'uso non è un vantaggio, è una debolezza che compromette la sostenibilità.

Per questo motivo la transizione da Excel a un sistema digitale in Türkiye non è più al livello di "sarebbe bello" ma al livello di "è necessario". Specialmente se il numero di sedi è aumentato, se c'è intensità di subappalto, se manutenzioni e controlli periodici sono critici, se le responsabilità di diversi dipartimenti sono intrecciate, Excel non è sostenibile. Perché Excel, man mano che l'organizzazione cresce, si disgrega.

Gestire la SSL con Excel è per molte aziende in Türkiye un naturale passo iniziale. Tuttavia, man mano che il rischio cresce e l'organizzazione si complica, Excel smette di essere un sistema di gestione; diventa uno strumento di archiviazione. L'esigenza più critica della SSL però non è l'archiviazione, è il controllo. Controllo significa la chiusura delle azioni, la visibilità delle ripetizioni, la chiarificazione delle responsabilità, la visibilità dei ritardi da parte del management e la vita della memoria aziendale all'interno dell'azienda.

EGEROBOT ISG-SIS® è una struttura progettata per garantire questa transizione. L'obiettivo non è denigrare Excel; è andare oltre i limiti naturali di Excel. L'obiettivo è costruire un sistema che colleghi rischi, non conformità, azioni e processi di audit; che renda visibile il meccanismo di responsabilità e follow-up; che faccia emergere i rischi ripetuti come trend e che renda la memoria SSL dell'organizzazione indipendente dalle persone. Così la SSL si trasforma in una disciplina che viene gestita, non "tirata avanti".