Ein bedeutender Teil der Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzprozesse in der Türkiye wird immer noch über Excel abgewickelt. Diese Situation trifft nicht nur auf kleine Unternehmen zu; wir sehen sie auch in Unternehmen mit hoher Mitarbeiterzahl, mehreren Standorten und professionellem FAGS-Service. Der Hauptgrund dafür ist verständlich: Excel ist schnell, zugänglich, von allen bekannt und scheint zunächst die Bedürfnisse nach "Auflistung" und "Nachverfolgung" zu erfüllen. Eine Aktionsliste wird erstellt, ein Datum zugewiesen, ein Verantwortlicher eingetragen; das Unternehmen glaubt, eine gewisse Ordnung geschaffen zu haben.

Aber jeder, der in der Türkiye Erfahrung vor Ort hat, weiß, dass das größte Problem im AGS nicht die Erkennung ist, sondern die nachhaltige Nachverfolgung. Die Risikobewertung durchzuführen, die Abweichung zu sehen, die Mängel aufzuschreiben ist oft möglich. Das wirklich Schwierige ist: sicherzustellen, dass diese Feststellungen im Laufe der Zeit geschlossen werden, Wiederholungen zu verhindern, Verantwortlichkeiten zu klären, ein Unternehmensgedächtnis aufzubauen und die "Es geht schon"-Kultur in einen Kontrollmechanismus umzuwandeln. Excel wird an diesem Punkt in den meisten Unternehmen nach einer Weile unzureichend; denn Excel führt Aufzeichnungen, baut aber kein System auf.

Dieser Artikel analysiert, warum Excel im AGS oft ein "Anfangswerkzeug" bleibt, an welchem Punkt es die Kontrollkapazität des Unternehmens schwächt und warum der Übergang von Excel zu einem digitalen AGS-System in der Türkiye mittlerweile zur Notwendigkeit geworden ist, im Kontext der Feldrealität und Regulierung.

Zunächst muss eine wichtige Unterscheidung geklärt werden: Excel ist kein schlechtes Werkzeug. Tatsächlich wurde in vielen Unternehmen die erste Ordnung im AGS dank Excel geschaffen. Das Problem ist nicht die Existenz von Excel; das Problem ist, dass Excel für das "endgültige System" des AGS gehalten wird. Denn AGS ist kein statischer Bereich. Das Thema von AGS ist menschliches Verhalten, Maschinen- und Gerätesicherheit, Produktionstempo, Subunternehmerbeziehungen, Wartungsprozesse und die allgemeine Disziplin des Unternehmens. Zu versuchen, einen so dynamischen Bereich mit einer einzigen Tabelle zu verwalten, führt ab einer bestimmten Größenordnung zu Kontrollverlust.

Eines der häufigsten Probleme in AGS-Prozessen in der Türkiye sind wiederkehrende Abweichungen. Dieselben Abweichungen werden zu verschiedenen Daten erneut geschrieben, dieselben Risiken werden von verschiedenen Experten erneut definiert, dieselben Aktionen werden ständig verschoben. Diese Wiederholungen sichtbar zu machen, ist der kritischste Indikator für Reife im AGS. Denn ein wiederkehrendes Risiko zeigt, wo das System nicht funktioniert. Excel kann diese Wiederholungen jedoch nicht wirklich erfassen; denn es hat keine Struktur, die Wiederholungen verknüpft, Trends produziert, Ursachen erstellt und Alarmmechanismen einrichtet. Wiederholungen in Excel zu sehen, hängt von der Aufmerksamkeit und Disziplin des Menschen ab. Im Arbeitstempo der Türkiye zeigt diese Disziplin keine Kontinuität.

Das zweite wichtige Problem ist die Frage von Version und Aktualität. Excel-Dateien leben oft auf dem Computer einer bestimmten Person. Sie werden geteilt, per E-Mail gesendet, über WhatsApp verschickt, in einem Ordner aufbewahrt. Nach kurzer Zeit beginnt die Frage "Welches ist die aktuellste Datei?". Diese Frage ist das erste Signal für Kontrollverlust im AGS. Denn Aktualität ist im AGS von vitaler Bedeutung. Mit der falschen Aktionsliste vor Ort zu gehen, eine Abweichung, die als geschlossen galt, aber tatsächlich nicht geschlossen wurde, Verantwortlichkeiten, die bei der falschen Person erscheinen – dies sind nicht nur Managementschwächen; es sind konkrete Fehler, die vor Ort Risiken erzeugen.

Das dritte kritische Problem ist, dass Excel kein Unternehmensgedächtnis erzeugen kann. Da der Großteil des AGS in der Türkiye über das FAGS-Modell läuft, ist das Gedächtnis sowieso fragil. Der Experte wechselt, der FAGS wechselt, das Unternehmensmanagement wechselt. Was das System bei diesen Veränderungen am Laufen hält, ist nicht die Existenz von Dokumenten, sondern das eigene Gedächtnis des Unternehmens. Excel macht dieses Gedächtnis in der Regel personenabhängig. Wenn die Person, die die Tabelle aktualisiert, nach einer Weile geht, stirbt die Tabelle. Oder selbst wenn die Tabelle weitergeht, geht ihre Bedeutung verloren. Daher wird Excel für Unternehmen, die wachsen und reifen wollen, nach einer Weile zum "nicht voll funktionierenden" Bereich des AGS.

Das vierte Problem ist die Nachverfolgungs- und Beweiskraft. AGS ist in der Türkiye nicht nur ein technischer Bereich; es ist auch ein rechtlicher Bereich. Wenn ein Arbeitsunfall, eine Berufskrankheit oder ein schweres Auditverfahren auftritt, zeigt das Unternehmen nicht nur Dokumente, es muss auch den Prozess zeigen. War das Risiko bekannt, wem wurde die Aktion zugewiesen, was war die Frist, gab es eine Verzögerung, wiederholte es sich, hatte das Management es gesehen? Wenn die Antwort auf diese Fragen "ja, es war in Excel" lautet, bleibt die Beweisfähigkeit von Excel begrenzt. Denn Elemente wie Aufzeichnungsintegrität, Transaktionshistorie, Abschlussverifizierung, Zeitstempel, rollenbasierte Eigenverantwortung sind in Excel von Natur aus nicht vorhanden. Ohne diese Elemente wird es schwierig zu zeigen, dass ein nachhaltiges Kontrollsystem für AGS aufgebaut wurde.

Das fünfte Problem ist die Frage der Eigenverantwortung vor Ort. In vielen Unternehmen in der Türkiye ist die größte Schwäche des AGS Aktionen, die "jeder kennt, aber niemand besitzt". In Excel eine Aktionsliste zu erstellen ist einfach; aber die Aktion zu schließen ist schwer. Denn der Abschluss erfordert Nachverfolgung durch das Management. Nachverfolgung erfordert Sichtbarkeit. Sichtbarkeit erfordert einen Mechanismus. Excel erzwingt diesen Mechanismus nicht als Disziplin, es funktioniert nur wie ein Notizblock. Dies überlässt den Abschluss von Aktionen der Gnade der Unternehmenskultur. In der Türkiye sagt die Kultur oft "Produktion zuerst", sodass sich der Abschluss von Aktionen verzögert. Verzögerte Aktionen sind der Weg, wie Risiko zu Kosten wird.

Aus diesem Grund ist der Übergang von Excel zum digitalen System in der Türkiye nicht mehr auf dem Niveau "wäre schön", sondern auf dem Niveau "muss sein". Besonders wenn die Anzahl der Standorte gestiegen ist, wenn es eine hohe Subunternehmerdichte gibt, wenn Wartung und periodische Kontrollen kritisch sind, wenn die Verantwortlichkeiten verschiedener Abteilungen ineinander verwoben sind, ist Excel nicht nachhaltig. Denn Excel zerfällt, wenn das Unternehmen wächst.

AGS mit Excel zu verwalten ist für viele Unternehmen in der Türkiye ein natürlicher erster Schritt. Aber wenn das Risiko wächst und die Organisation komplexer wird, hört Excel auf, ein Managementsystem zu sein; es wird zu einem Archivierungswerkzeug. Das kritischste Bedürfnis des AGS ist jedoch nicht Archivierung, sondern Kontrolle. Kontrolle bedeutet: Aktionen werden geschlossen, Wiederholungen werden sichtbar, Verantwortlichkeiten werden geklärt, Verzögerungen werden vom Management gesehen und das Unternehmensgedächtnis lebt im Unternehmen.

EGEROBOT ISG-SIS® ist eine Struktur, die entwickelt wurde, um diesen Übergang zu ermöglichen. Das Ziel ist nicht, Excel schlecht zu machen; es ist, über die natürlichen Grenzen von Excel hinauszugehen. Es wird angestrebt, ein System aufzubauen, das Risiken, Abweichungen, Aktionen und Auditprozesse verknüpft; den Verantwortungs- und Nachverfolgungsmechanismus sichtbar macht; wiederkehrende Risiken als Trend aufzeigt und das AGS-Gedächtnis des Unternehmens personenunabhängig macht. So wird AGS zu einer verwalteten Disziplin, nicht zu einer "durchlavierten".